E-Rechnung ab 1. Januar 2027: Warum Ihr Umsatz 2026 darüber entscheidet und die Schwelle nicht die Zahl aus Ihrer BWA ist

Das Datum, das alle nennen, ist der 1. Januar 2027. Die Zahl, die tatsächlich darüber entscheidet, ob es Sie betrifft, entsteht gerade jetzt, im laufenden Geschäftsjahr. Und es ist nicht die Umsatzzeile aus Ihrer Buchhaltung. Genau dieser Punkt fehlt in fast jeder Zusammenfassung zur E-Rechnungspflicht, und er entscheidet darüber, ob vor Ihnen vier Monate Arbeit liegen oder sechzehn.

Was das Gesetz tatsächlich anordnet

Es lohnt, mit der Struktur zu beginnen, weil die meiste Berichterstattung sie umdreht. Nach Paragraf 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG gilt: Erbringt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen und sind beide im Inland ansässig, so ist die Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen. Das ist die Regel, und sie steht bereits im Gesetz. Papier und PDF sind nicht der Normalfall, der 2027 endet, sondern eine Ausnahme, die stufenweise zurückgenommen wird.

Die Begriffsbestimmung steht einen Absatz davor und ist präzise. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier ist eine sonstige Rechnung. Ein PDF per Mail ist im Alltagsverständnis elektronisch und im Sinne des Gesetzes eine sonstige Rechnung. Auf dieser einen Unterscheidung beruht ein großer Teil der Unternehmen, die sich bereits für vorbereitet halten.

Die Treppe, dem Wortlaut entnommen

Die Ausnahme steht in Paragraf 27 Absatz 38 UStG, und sie hat drei Stufen statt der beiden, über die üblicherweise berichtet wird.

Ab dem 1. Januar 2028 entfallen alle drei Stufen, und die Pflicht gilt ohne Rücksicht auf Größe oder Übertragungsweg.

Die Schwelle ist nicht die Zahl aus Ihrer Buchhaltung

Paragraf 27 Absatz 38 Nummer 2 spricht nicht von Umsatz. Er spricht vom Gesamtumsatz im Sinne des Paragrafen 19 Absatz 2, und diese Vorschrift meint etwas Engeres als die Zahl, die die meisten Geschäftsführer aus dem Kopf nennen würden. Zwei Abweichungen entscheiden knappe Fälle.

Erstens bemisst Paragraf 19 Absatz 2 die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten. Maßgeblich ist der Zufluss, nicht die Fakturierung. Wer im Dezember 2026 hohe Rechnungen gestellt hat und im Februar 2027 bezahlt wurde, führt diese Beträge hier anders als in einer periodengerechten Umsatzzeile.

Zweitens, und häufiger entscheidend: Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben ausdrücklich außer Ansatz. Wer 2026 eine Maschine, ein Fahrzeug oder eine Immobilie veräußert hat, trägt den Erlös in der Gewinnermittlung und eben nicht im Gesamtumsatz nach dieser Vorschrift. Für ein Unternehmen in der Nähe von 800.000 Euro genügt ein einziger solcher Abgang, um es in der Buchhaltung über die Linie zu heben und im Gesetz nicht.

Daraus folgt eine enge, aber lohnende Handlungsanweisung: Wer sich im Bereich von etwa zehn Prozent um die Schwelle bewegt, sollte die Zahl eigens nach Paragraf 19 Absatz 2 ermitteln lassen, statt sie aus einer Auswertung abzulesen. Das ist eine Frage an die Steuerberatung, sie ist in Minuten beantwortet, und die Antwort bestimmt, ob Ihr Stichtag der Januar 2027 oder der Januar 2028 ist.

Die EDI-Stufe, die kaum jemand erwähnt

Die dritte Stufe des Paragrafen 27 Absatz 38 ist für eine bestimmte Sorte Unternehmen die nützlichste Vorschrift des gesamten Übergangs, und sie fehlt in Zusammenfassungen regelmäßig. Wer Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch nach der Empfehlung 94/820/EG übermittelt, darf bis zum 31. Dezember 2027 ein nicht normkonformes Format verwenden, sofern der Empfänger zustimmt, und diese Stufe kennt keinerlei Umsatzgrenze.

Für einen Zulieferer der Automobil- oder Handelsbranche mit über fünfzehn Jahre gewachsenen EDI-Strecken ist das der Unterschied zwischen geordneter Umstellung und Notprojekt. Die Ausnahme besteht gerade deshalb, weil diese Verbindungen funktionieren, tief in den Systemen beider Seiten verankert sind und sich nicht sinnvoll im selben Zeitplan ersetzen lassen wie ein neues Rechnungsmodul in einem kleinen Betrieb. Wenn das auf Sie zutrifft, liegt Ihr maßgeblicher Termin ein Jahr später, als Ihnen vermutlich gesagt wurde.

Die Pflicht, die seit zwanzig Monaten läuft

Während die Aufmerksamkeit auf dem Versand liegt, ist es die Empfangsseite, die längst bindet. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes im Inland ansässige Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können, und dafür gibt es keine Übergangsfrist.

Der Grund ist am Wortlaut ablesbar. Paragraf 27 Absatz 38 erlaubt, eine Rechnung abweichend zu übermitteln oder auszustellen. Zum Empfang sagt er nichts und begründet daher auch kein Recht, eine E-Rechnung abzulehnen. Das Bundesfinanzministerium formuliert es in seinen Fragen und Antworten unmissverständlich: Für die Empfangsfähigkeit sind keine Ausnahmen vorgesehen. Selbst Kleinunternehmer, die vom Ausstellen dauerhaft befreit sind, müssen annehmen können.

Praktisch heißt das etwas Unspektakuläres und gut Behebbares. Ein Lieferant darf Ihnen heute eine XRechnung schicken. Landet sie in einem Sammelpostfach, das niemand darauf eingerichtet hat, und wird sie als unlesbarer Anhang behandelt, dann war die Rechnung wirksam gestellt und das Problem liegt bei Ihnen. Der Mindeststandard ist eine überwachte Adresse, die solche Dateien zuverlässig entgegennimmt, und ein festgelegter Weg von dort in die Buchhaltung.

Acht Jahre, und der strukturierte Teil muss überleben

Paragraf 14b Absatz 1 UStG verlangt eine Aufbewahrung von acht Jahren und, in dem Satz, auf den es ankommt, dass die Rechnungen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des Paragrafen 14 Absatz 3 Satz 1 erfüllen: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit. Das Ministerium ergänzt, der strukturierte Teil müsse unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen.

Daraus folgen zwei Fehlerbilder, und beide sind Archivierungs- und keine Rechnungsprobleme. Das offensichtliche: Eine eingehende XRechnung wird zur besseren Lesbarkeit in ein PDF gewandelt und nur diese Darstellung abgelegt, womit der maßgebliche Datensatz nie aufbewahrt wurde. Das feinere betrifft ZUGFeRD, wo die strukturierten Daten im PDF stecken. Schreibt ein Dokumentenmanagement die Datei beim Einlesen neu, normalisiert sie nach PDF/A oder entfernt eingebettete Anhänge, sieht das Ergebnis am Bildschirm unverändert aus und hat den Teil verloren, der es im Sinne des Gesetzes zur Rechnung macht.

Das sollte man prüfen statt annehmen. Nehmen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung, die Ihr Archiv durchlaufen hat, holen Sie sie wieder heraus und sehen Sie nach, ob das XML noch da ist. Diese Viertelstunde bestätigt entweder Ihre Einrichtung oder legt ein Problem jetzt offen, zu einem Zeitpunkt, an dem die betroffene Menge noch klein ist.

Die Festlegung, die das Gesetz von Ihnen verlangt

Paragraf 14 Absatz 3 enthält eine Anforderung, die sich wie eine Formel liest und keine ist. Jeder Unternehmer legt selbst fest, in welcher Weise Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet werden, und dies kann durch jegliche innerbetrieblichen Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen.

Beachten Sie, was das verlangt und was nicht. Es schreibt keine Software vor, keine Zertifizierung, keine bestimmte Architektur; die Formulierung ist bewusst offen. Verlangt wird eine Festlegung, getroffen von Ihnen, die sich beschreiben lässt. In den meisten mittelständischen Unternehmen existiert das Verfahren und funktioniert, Rechnungen werden täglich gegen Bestellung und Wareneingang gehalten, nur hat nie jemand aufgeschrieben, wie. Die Pflicht besteht nicht darin, etwas Neues zu bauen. Sie besteht darin, das Vorhandene festzuhalten, auf einer Seite, bevor jemand danach fragt.

Wozu die nächsten vier Monate da sind

• Klären Sie zuerst, welcher Stichtag Ihrer ist. Lassen Sie sich von der Steuerberatung den Gesamtumsatz nach Paragraf 19 Absatz 2 nennen, nicht die Umsatzzahl. Wer EDI nutzt, fällt womöglich ohnehin unter die dritte Stufe und landet bei 2028. Alles Weitere hängt an dieser Antwort, also holen Sie sie zuerst ein.
• Testen Sie den Empfang, bevor Sie den Versand bauen. Lassen Sie sich von einem Lieferanten eine echte XRechnung schicken und verfolgen Sie sie bis in die Buchhaltung. Diese Seite bindet bereits, anders als der Versand, und es ist der billigste Test des ganzen Vorhabens.
• Prüfen Sie, ob das Archiv den strukturierten Teil behält. Holen Sie eine ZUGFeRD-Datei zurück und sehen Sie nach, ob das eingebettete XML überlebt hat. Wenn nicht, haben Sie eine Archiveinstellung zu korrigieren und kein Rechnungssystem zu ersetzen.
• Schreiben Sie das innerbetriebliche Kontrollverfahren auf. Eine Seite darüber, wie Rechnung, Bestellung und Wareneingang zusammengeführt werden. Sie dokumentieren gelebte Praxis und entwerfen keinen neuen Prozess.
• Sehen Sie sich die Stammdaten an, nicht das Format. Strukturierte Rechnungen scheitern an fehlenden Empfängerkennungen, falschen Steuernummern und uneinheitlichen Mengeneinheiten, nicht am XML. Datenqualität, die ein menschlicher Leser stillschweigend ausgeglichen hat, wird zur Zurückweisung, sobald der Empfänger eine Maschine ist.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist unter den aktuellen Compliance-Terminen ungewöhnlich, weil sie vollständig vorhersehbar ist: keine ausstehenden Rechtsakte, kein Omnibus-Verfahren, das sie verschieben könnte, ein im Gesetz festgeschriebenes Datum. Was sich unterscheidet, ist die Frage, welches Datum für Sie gilt, und die hängt an einer Größe, die nach einer Vorschrift berechnet wird, die kaum jemand gelesen hat, in einem Jahr, das noch läuft. Klären Sie das zuerst, prüfen Sie dann die Empfangsseite, die seit 2025 bindet, und sehen Sie danach nach, ob Ihr Archiv den entscheidenden Teil der Datei behält. Die Softwarefrage ist real, kommt aber zuletzt, und sie ist kleiner als die Prozess- und Stammdatenfragen, die vor ihr liegen. Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Rechnungskette tatsächlich reißen würde, ist genau das der Zweck eines Erstgesprächs, und die breitere Grundlage steht in IT-Strategie im Mittelstand.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht 2027