KI-VO Art. 26: Wer Hochrisiko-KI nur nutzt, trägt Pflichten — und die Frist wurde auf Dezember 2027 verschoben

Fast alles, was über die KI-Verordnung geschrieben wurde, denkt das Unternehmen, das KI entwickelt. Die schwerere Überraschung liegt eine Ebene darunter: Sie bindet das Unternehmen, das KI lediglich nutzt. Wer ein Hochrisiko-System in eigener Verantwortung verwendet, ist Betreiber — und Betreiber tragen einen eigenen Pflichtenstapel, bewehrt mit bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Umsatzes. Und weil der Digital Omnibus den Geltungsbeginn verschoben hat, während fast jeder Leitfaden noch das alte Datum zitiert, beginnt dieser Beitrag beim Kalender.

Der Rundgang folgt dem Gesetz, nicht dem Kommentar: was sich am 8. Juli 2026 mit der Verordnung (EU) 2026/1744 verschoben hat, wer nach Artikel 3 Nummer 4 Betreiber ist, welche Systeme in einem mittelständischen Unternehmen tatsächlich im Anhang III landen, die neun operativen Pflichten des Artikels 26, die Falle des Artikels 25, die aus dem Nutzer einen Anbieter macht — und was schon heute gilt, denn Teile dieser Verordnung laufen seit Februar 2025.

Das Datum, das fast alle falsch zitieren

Ein Jahr lang lautete der Standardsatz: Die Hochrisiko-Pflichten gelten ab August 2026, die der eingebetteten Systeme ab August 2027. Beides ist überholt. Der Digital Omnibus — Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, veröffentlicht am 24. Juli und drei Tage später in Kraft — hat Artikel 113 Buchstabe c neu geschrieben. Die Begründung ist pragmatisch: Harmonisierte Normen und nationale Behörden waren nicht rechtzeitig verfügbar, und ein Geltungsbeginn auf dem Papier hätte eher divergierende Durchsetzung erzeugt als Compliance.

Zwei Einschränkungen gehören zu dieser Tabelle. Die erste ist der Umfang: Die Verschiebung erfasst Kapitel III Abschnitte 1 bis 3 — Einstufung, Systemanforderungen und Akteurspflichten. Sie berührt nicht, was außerhalb liegt: die Verbote, die KI-Kompetenz, die Transparenz, das GPAI-Regime und das Rechtsbehelfskapitel samt Erläuterungsrecht. Die zweite ist der Bestandsschutz: Der Omnibus hat in Artikel 111 Absatz 2 klargestellt, dass Exemplare eines Systemtyps, die vor dem Anwendungsdatum rechtmäßig in Verkehr gebracht wurden, ohne die neuen Pflichten weiter in Verkehr gebracht werden dürfen — der Schutz hängt am Typ, nicht an Ihrer individuellen Lizenz.

Wer Betreiber ist — die Definition, die den Mittelstand erfasst

Artikel 3 Nummer 4 definiert den Betreiber in einem Satz: eine natürliche oder juristische Person, Behörde oder sonstige Stelle, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet — es sei denn, die Verwendung ist persönlich und nicht beruflich. Keine Entwicklungsschwelle, keine Größenschwelle, keine Branchenschwelle. Das Achtzig-Personen-Unternehmen, das ein Bewerbermanagementsystem mit KI-Vorauswahl betreibt, ist Betreiber eines Anhang-III-Systems — ob jemand im Haus es so genannt hat oder nicht.

Entscheidend ist die Einstufung, nicht die Absicht. Anhang III Nummer 4 erfasst Beschäftigung, Personalmanagement und den Zugang zur Selbstständigkeit: Systeme für Einstellung und Auswahl — einschließlich gezielter Stellenanzeigen, des Sichtens und Filterns von Bewerbungen und der Bewertung von Bewerbern — und Systeme für Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Beförderungen und Kündigungen, für die Aufgabenzuweisung nach individuellem Verhalten oder persönlichen Merkmalen sowie für die Beobachtung und Bewertung von Leistung und Verhalten. Nummer 5 ergänzt den Zugang zu wesentlichen privaten und öffentlichen Diensten: Kreditwürdigkeitsprüfung und Bonitätsbewertung (Betrugsaufdeckung ausgenommen) sowie Risikobewertung und Preisbildung in Lebens- und Krankenversicherungen. Für die meisten Mittelständler ist Nummer 4 die Tür: Jedes Werkzeug, das Lebensläufe parst, Kandidaten scored oder Leistung beobachtet, steht darin.

Die neun Pflichten des Artikels 26 — was der Betreiber schuldet

Artikel 26 hat zwölf Absätze; neun davon tragen operative Pflichten für den privaten Betreiber. Sie lesen sich wie die Spezifikation eines Managementsystems — weil sie genau das sind.

Drei davon verdienen das zweite Lesen. Absatz 2 ist mit einem Software-Abo samt Audit-Log nicht erfüllt: Die Aufsicht muss bei einer Person liegen, die Kompetenz, Ausbildung und — das Wort, das die Arbeit macht — Befugnis trägt. Eine Sachbearbeiterin, die melden, aber nicht überstimmen darf, ist nicht die Aufsicht, die der Artikel beschreibt. Absatz 5 macht den Betreiber zum Sensor des Aufsichtsnetzes: Wer ein Risiko feststellt, muss melden und die Verwendung aussetzen. Und Absatz 7 stellt die Information vor die Nutzung — die Belegschaft erfährt es, bevor das System läuft, nicht nach der ersten Beschwerde.

Die übrigen Absätze sortieren die Ränder: Absatz 8 weist Registrierungspflichten Betreibern zu, die Behörden oder Einrichtungen der Union sind, und verpflichtet sie, von der Verwendung abzusehen, wenn das geplante System nicht in der EU-Datenbank registriert ist — mit Meldung an Anbieter oder Händler. Absatz 10 ist das Regime der biometrischen Fernidentifizierung — der Strafverfolgung vorbehalten. Und die Grundrechte-Folgenabschätzung des Artikels 27 bindet Betreiber, die öffentliche Stellen oder öffentliche Dienste erbringende private Einrichtungen sind, sowie Betreiber der Kredit- und Versicherungssysteme der Nummern 5 lit. b und c — nicht den typischen privaten Arbeitgeber mit einem Nummer-4-System.

Die Anbieterfalle — Artikel 25

Der teuerste Satz dieses Verordnungsteils ist Artikel 25 Absatz 1. Händler, Einführer, Betreiber oder sonstige Dritte gelten als Anbieter — und erben die Anbieterpflichten des Artikels 16 mit Konformitätsbewertung, technischer Dokumentation, Qualitätsmanagement und Registrierung — in drei Fällen: wenn sie ein bereits in Verkehr gebrachtes oder in Betrieb genommenes Hochrisiko-System mit ihrem Namen oder ihrer Handelsmarke versehen, unbeschadet abweichender Vertragsvereinbarungen; wenn sie eine wesentliche Veränderung vornehmen, die in der ursprünglichen Konformitätsbewertung nicht vorgesehen war, solange das System hochriskant bleibt; oder wenn sie die Zweckbestimmung ändern.

Die Mittelstandsübersetzung ist konkret. Ein White-Label-Screeningtool unter eigenem Namen: Anbieter. Einen Allzweck-Assistenten als Scoring-Schicht in die Beförderungspipeline hängen: eine Zweckänderung, die in Artikel 16 landet. Die Vertragsklausel, die Pflichten anders verteilt, rettet den ersten Fall nicht — der Text gilt ausdrücklich unbeschadet ihrer. Bevor ein System unter Ihrem Branding oder mit Ihrem Umbau live geht, ist die Betreiber-oder-Anbieter-Frage die eine Frage, die schriftlich beantwortet gehört.

Was schon heute gilt — die Verordnung hat nicht auf 2027 gewartet

Die Verschiebung ist partiell, und der nicht verschobene Teil ist der, den die meisten Unternehmen nicht kartiert haben. Seit dem 2. Februar 2025 verpflichtet Artikel 4 Anbieter und Betreiber, für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals und der Personen zu sorgen, die in ihrem Auftrag mit Betrieb und Verwendung von KI-Systemen zu tun haben — bemessen nach technischem Wissen, Kontext und betroffenen Personen. Seit dem 2. August 2026 laufen die Transparenzpflichten des Artikels 50 — und mit ihnen das Erläuterungsrecht des Artikels 86: Wer einer Entscheidung des Betreibers unterliegt, die auf der Ausgabe eines Anhang-III-Systems beruht und rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkungen hat, kann eine klare und aussagekräftige Erläuterung der Rolle des Systems und der wichtigsten Elemente der Entscheidung verlangen. Dieses Recht steht in Kapitel IX — außerhalb der verschobenen Abschnitte — und bindet bereits.

Ein Datum landet noch vor dem Betreiberstapel: Am 2. Dezember 2026 treten die neuen Verbotspraktiken in Artikel 5 — die Buchstaben ba und bb verbieten Systeme, die realistische Darstellungen bestimmbarer Personen in intimen Kontexten ohne deren Zustimmung erzeugen oder manipulieren, sowie Material im Sinne der Richtlinie 2011/93/EU. Für ein Unternehmen ist das vor allem eine Einkaufs- und Policy-Frage: Was Ihre Belegschaft auf Ihrer Infrastruktur nicht laufen lassen darf, ist jetzt Gesetz, nicht Leitlinie.

Was der Verstoß kostet — und die KMU-Klausel, die die meisten überlesen

Artikel 99 Absatz 4 Buchstabe e stellt Verstöße gegen die Betreiberpflichten des Artikels 26 in den mittleren Rahmen: bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, was höher ist. Der Verbotsrahmen liegt bei 35 Millionen oder 7 Prozent; irreführende Auskünfte gegenüber Behörden kosten bis zu 7,5 Millionen oder 1 Prozent.

Absatz 6 ist die Zeile, die für den Mittelstand zählt: Für KMU — einschließlich Start-ups — bemisst sich jede Geldbuße nach dem niedrigeren der beiden Werte aus Prozentsatz und Festbetrag. Das kehrt die übliche Lesart einer Entweder-oder-Klausel um, und es ist eine bewusste Entscheidung: Die Verordnung bepreist kleine Unternehmen am Deckel, nicht am Umsatz. Absatz 6a, vom Omnibus eingefügt, erstreckt dieselbe Niedriger-Wert-Regel für die Bußen der Absätze 4 und 5 auf kleine Midcap-Unternehmen. Es ist eine Milderung, keine Freistellung — fünfzehn Millionen bleiben die Decke, und die Durchsetzungskultur bauen die Mitgliedstaaten gerade, unter der Vorgabe des Artikels 99 Absatz 1, dass Sanktionen wirksam, verhältnismäßig und abschreckend sein müssen und zugleich das wirtschaftliche Überleben von KMU berücksichtigen.

Was die Geschäftsführung dieses Quartal entscheiden sollte

Der Dezember 2027 ist ein Vorbereitungsfenster, kein Wartegrund — denn drei der fünf Entscheidungen haben Vorlaufzeiten, die sich schlecht komprimieren lassen.

• Inventur gegen den Anhang III, nicht gegen die Schlagzeilen. Listen Sie jedes KI-gestützte System, das Menschenentscheidungen berührt — Recruiting, Leistung, Dienstplanung, Bonitätsprüfungen bei Kunden. Die Einstufungsfrage ist eine Dokumentenfrage: Positioniert der Anbieter das System in einer Nummer des Anhangs III, und beruft er sich auf die Ausnahme des Artikels 6 Absatz 3? Die Antwort entscheidet, ob Artikel 26 Ihrer ist.
• Verträge: Betriebsanleitung oder Absage. Artikel 26 Absatz 1 macht die Einhaltung der Betriebsanleitung des Anbieters zu Ihrer Pflicht. Ein Anbieter, der für ein Hochrisiko-System keine Betriebsanleitung liefern kann, verkauft Ihnen eine unschließbare Lücke. Auch die Protokoll-Strecke des Absatzes 6 gehört in den Vertrag — die Sechs-Monats-Aufbewahrung deckt nur, was unter Ihrer Kontrolle liegt.
• Die Aufsicht benennen, bevor das System läuft. Kompetenz, Ausbildung, Befugnis, Unterstützung — Absatz 2 ist eine Stellenbeschreibung. Besetzen Sie sie, statten Sie sie aus, schreiben Sie sie auf. Dieselbe Zeile beantwortet den Artikel-86-Brief des ersten abgelehnten Bewerbers.
• Die Belegschaftsinformation vorbereiten. Absatz 7 hat eine Reihenfolge: Arbeitnehmervertreter und betroffene Arbeitnehmer vor dem Start. In betriebsratsgeprägten Unternehmen ist das ein Prozess mit eigenem Kalender — er beginnt mit der Kaufentscheidung, nicht mit dem Go-live.
• Den Artikel-25-Test bei jeder Anpassung laufen lassen. Eigenes Branding, eigene Scoring-Schicht, umgenutzter Assistent — jeder Kandidat für den Anbieterstatus. Der billigste Zeitpunkt für diese Prüfung ist vor der Veränderung, nicht nach dem Behördenbrief.

Der ehrliche Rest

Drei Einschränkungen halten das Bild gerade. Erstens ist der Dezember 2027 ein Geltungsdatum, keine Schonfrist für später gekaufte Systeme: Ein Nummer-4-System, das erstmals nach dem Stichtag in Verkehr kommt, trägt die Pflichten vom ersten Tag an, und der Bestandsschutz des Artikels 111 deckt Typen, die vorher rechtmäßig im Verkehr waren — lesen Sie das Lieferdatum im Vertrag entsprechend. Zweitens wird die Einstufungsfrage Streit erzeugen: Anbieter haben ein Interesse, Systeme außerhalb des Anhangs III zu rahmen, und die Ausnahme des Artikels 6 Absatz 3 samt Registrierungspflicht ist genau der Boden, auf dem diese Auseinandersetzung läuft — wo die Position des Anbieters dünn ist, ist Ihre eigene Einstufung der Fallback, nicht seine Broschüre. Drittens ist der Betreiberstapel nicht die ganze Landkarte: Die DSGVO läuft parallel — Absatz 9 bindet die Artikel-13-Informationen ausdrücklich an die Folgenabschätzung — und das deutsche Arbeitsrecht legt auf Absatz 7 noch die eigene Mitbestimmungsschicht.

Wer nur einen Satz aus diesem Beitrag mitnimmt: Man muss keine KI bauen, damit die KI-Verordnung einen erreicht — sie auf Menschen anzuwenden reicht. Die Atempause, die der Omnibus gewährt hat, sind vierzehn Monate; die Pflichten selbst sind unverändert. Die Unternehmen, die das Fenster nutzen, um schriftlich festzulegen, wer was überwacht und auf welchen Daten das System laufen darf, sind die, für die der Dezember 2027 ein Datum ist und keine Projekt-Krise.

Häufige Fragen zu den Betreiberpflichten der KI-VO