Digitale Betriebsanleitung nach der Maschinenverordnung: Was ab dem 20. Januar 2027 gilt und warum Ihre Website damit Teil der Maschine wird

Am 20. Januar 2027 löst die Verordnung (EU) 2023/1230 die Maschinenrichtlinie ab. Eine ihrer sichtbarsten Änderungen betrifft nicht die Konstruktion, sondern den Ordner, der bisher jeder Maschine beilag: Die Betriebsanleitung darf künftig digital bereitgestellt werden. Im Maschinen- und Anlagenbau klingt das nach gesparten Druckkosten, schnelleren Übersetzungen und weniger Fassungen im Umlauf.

Die Verordnung knüpft daran allerdings eine Bedingung, die in keinem Druckbudget auftaucht. Wer eine Adresse auf eine Maschine druckt, muss dafür sorgen, dass sie über die gesamte Lebensdauer dieser Maschine funktioniert, mindestens zehn Jahre lang. Damit wird die eigene Website Teil der Produktkonformität, über jeden künftigen Relaunch, Systemwechsel und Domainwechsel hinweg. Dieser Beitrag klärt, ab wann die digitale Anleitung zulässig ist, was das deutsche Durchführungsgesetz zu Sprache und Bußgeldern festlegt und was daraus für Website und Betrieb folgt.

Ab wann darf die Betriebsanleitung digital sein?

Für Maschinen, die ab dem 20. Januar 2027 in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen werden. An diesem Tag gilt die Verordnung, und die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ist aufgehoben (Artikel 51 Absatz 2 und Artikel 54, jeweils in der Fassung der Berichtigung vom 4. Juli 2023). In der Erstveröffentlichung im Amtsblatt stand noch der 14. Januar 2027; die Berichtigung hat das Datum auf den 20. Januar korrigiert. Was vorher in Verkehr kommt, fällt unter altes Recht, auch bei der Anleitung.

Die Richtlinie verlangt in Anhang I Abschnitt 1.7.4, dass jeder Maschine eine Betriebsanleitung in der Amtssprache des Mitgliedstaats beiliegt, in dem sie in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wird, und zwar als „Originalbetriebsanleitung“ oder als „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“, der dann das Original beizufügen ist. Eine digitale Bereitstellung regelt sie nicht ausdrücklich. Die EU-Kommission stellt auf ihrer Seite zum Maschinenbau klar: Alle Maschinen, die vor dem 20. Januar 2027 in Verkehr kommen, müssen der Richtlinie entsprechen. Hersteller dürfen in der Konformitätserklärung lediglich zusätzlich angeben, dass die Maschine auch der Verordnung entspricht.

In Deutschland kommt eine Verwechslungsgefahr hinzu, denn auch die nationale Umsetzung der Richtlinie heißt Maschinenverordnung. Gemeint ist die Neunte Verordnung zum Produktsicherheitsgesetz vom 12. Mai 1993. Sie tritt nach Artikel 2 des Gesetzes zur Neuregelung maschinenrechtlicher Vorschriften mit Ablauf des 19. Januar 2027 außer Kraft. Maschinen, die sie erfüllen und vorher in Verkehr gebracht werden, dürfen weiter auf dem Markt bereitgestellt werden (Paragraf 11 MaschinenDG).

Praktisch heißt das: Der Stichtag hängt an der einzelnen Maschine, nicht am Katalog. Wer seine Dokumentation zum Jahreswechsel umstellt, muss wissen, welche Maschinen noch vor dem 20. Januar in Verkehr kommen, in aller Regel also ausgeliefert werden. Für diese bleibt die beiliegende Anleitung Pflicht.

Welche drei Bedingungen stellt Artikel 10 Absatz 7?

Sie gelten zusammen, und keine lässt sich durch eine andere ersetzen. Wer die Betriebsanleitung digital bereitstellt, muss nach Artikel 10 Absatz 7 Unterabsatz 2:

1. angeben, wie die Anleitung abrufbar ist, und zwar auf der Maschine selbst; nur wenn das nicht möglich ist, auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument. Ein bestimmtes Mittel schreibt die Verordnung nicht vor. Ein QR-Code liegt nahe, eine kurze Adresse auf dem Typenschild genügt dem Wortlaut ebenso. Den maschinenlesbaren Code erwähnt der Text ausdrücklich nur bei der Konformitäts- und der Einbauerklärung.
2. ein Format bereitstellen, das Drucken, Herunterladen und Speichern erlaubt, damit der Nutzer jederzeit auf die Anleitung zugreifen kann, insbesondere bei einem Ausfall der Maschine. Das gilt ausdrücklich auch für Anleitungen, die in die Software der Maschine eingebettet sind. Eine Hilfe im Bedienpanel ohne Exportfunktion oder eine reine Online-Ansicht ohne Download erfüllt die Bedingung nicht.
3. die Anleitung online zugänglich halten, während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre lang nach ihrem Inverkehrbringen. Die Lebensdauer reicht nach Artikel 3 Nummer 34 bis zur Entsorgung und schließt die vom Hersteller vorgesehenen Phasen ein, etwa Transport, Montage, Demontage, Außerbetriebnahme und physische oder digitale Veränderungen.

Dazu kommt eine Anforderung aus Unterabsatz 1, die leicht übersehen wird: Die Anleitung muss das Produktmodell, dem sie entspricht, klar beschreiben. Wer Anleitungen im Lauf der Jahre überarbeitet, braucht deshalb eine Ablage, in der jede Maschine die Fassung findet, die zu ihr gehört, und nicht nur die neueste.

Wie lang die dritte Bedingung tatsächlich ist, zeigt ein Rechenbeispiel. Die Frist läuft für jede Maschine einzeln ab ihrem Inverkehrbringen. Wer eine Baureihe von 2027 bis 2035 ausliefert und mit zwanzig Jahren Lebensdauer rechnet, verspricht für die Anleitung der letzten Maschine Abrufbarkeit bis ungefähr 2055.

Wann muss die Betriebsanleitung trotzdem auf Papier kommen?

In zwei Fällen. Verlangt der Nutzer beim Kauf eine Papierfassung, muss der Hersteller sie innerhalb eines Monats kostenlos liefern (Artikel 10 Absatz 7 Unterabsatz 3). Und bei Maschinen, die für nichtprofessionelle Nutzer bestimmt sind oder von ihnen unter vernünftigerweise vorhersehbaren Umständen verwendet werden können, gehören die Sicherheitsinformationen, die für die sichere Inbetriebnahme und Verwendung wesentlich sind, immer auf Papier (Unterabsatz 4).

Beide Regeln haben eine Feinheit. Der Anspruch auf Papier ist an den Zeitpunkt des Kaufs gebunden; wer zwei Jahre später fragt, hat nach dem Wortlaut keinen Anspruch auf eine kostenlose Papierfassung, wohl aber auf die Online-Fassung. Bei den Sicherheitsinformationen entscheidet dagegen nicht die Zielgruppe im Vertrieb, sondern die vorhersehbare Verwendung, ausdrücklich auch dann, wenn die Maschine nicht für Laien bestimmt ist. Eine Werkstattmaschine, die frei im Handel erhältlich ist, kann diese Schwelle deshalb erreichen, auch wenn sich kein Prospekt an Privatleute richtet.

Erwägungsgrund 40 ergänzt eine organisatorische Erwartung: Der Hersteller soll dafür sorgen, dass auch Händler beim Kauf auf Verlangen eine kostenlose Papierfassung bereitstellen können, und er soll erwägen, Kontaktdaten für die Bestellung per Post anzugeben. Wer über Händler verkauft, braucht also einen Ablauf, der beim Händler beginnt, und eine Druckvorlage, die für jede ausgelieferte Fassung bereitliegt.

In welcher Sprache muss die Betriebsanleitung in Deutschland sein?

Auf Deutsch. Die Verordnung überlässt die Sprache dem jeweiligen Mitgliedstaat (Artikel 10 Absatz 7, letzter Unterabsatz). Deutschland hat sie in Paragraf 2 des Maschinenverordnung-Durchführungsgesetzes (MaschinenDG) festgelegt: Die Betriebsanleitung samt den Informationen nach Anhang III, die Sicherheitsinformationen und die EU-Konformitätserklärung sind auf Deutsch abzufassen. Wird die Anleitung digital bereitgestellt, gilt das auch für den Hinweis an der Maschine, wie sie abrufbar ist.

Das MaschinenDG ist Artikel 1 des Gesetzes zur Neuregelung maschinenrechtlicher Vorschriften vom 2. Dezember 2025, verkündet am 5. Dezember 2025 im Bundesgesetzblatt 2025 I Nr. 302 und seit dem 6. Dezember 2025 in Kraft. Die Sprachregel ist, wie die Bußgeldvorschriften, erst ab dem 20. Januar 2027 anzuwenden (Paragraf 12).

Eine Ausnahme kennt die Verordnung selbst: Die Wartungsanleitung für Fachpersonal, das der Hersteller oder sein Bevollmächtigter beauftragt, darf in nur einer Amtssprache der Union abgefasst sein, die dieses Personal versteht (Anhang III Abschnitt 1.7.4). Für alles, was der Betreiber und seine Beschäftigten lesen, gilt sie nicht.

Eine Vereinfachung fällt dagegen kaum auf. Den Vermerk „Originalbetriebsanleitung“ und die Pflicht, einer Übersetzung das Original beizulegen, kennt die Verordnung nicht mehr; der Begriff kommt im amtlichen Text weder in der deutschen noch in der englischen Fassung vor. Weniger Sprachen bedeutet das für Exporteure trotzdem nicht. Jeder Mitgliedstaat legt seine Sprache selbst fest, Einführer müssen gewährleisten, dass die Anleitung beigefügt ist (Artikel 13 Absatz 4), und Händler prüfen vor dem Verkauf, ob sie in der Sprache des Landes vorliegt (Artikel 15 Absatz 2 Buchstabe c).

Was kostet ein Verstoß? Die Bußgelder des MaschinenDG

Bis zu 10.000 Euro je Ordnungswidrigkeit, wenn etwa die deutsche Betriebsanleitung, die Sicherheitsinformationen oder die deutsche Konformitätserklärung fehlen. Bis zu 100.000 Euro sieht Paragraf 9 Absatz 2 MaschinenDG nur für drei Fälle vor, und keiner davon hängt an der Dokumentation: unterlassene Korrekturmaßnahmen sowie Maschinen, die ein Einführer in Verkehr bringt oder ein Händler bereitstellt, obwohl er sie für nichtkonform hält oder Grund dazu hat. Anwendbar sind die Bußgeldvorschriften ab dem 20. Januar 2027.

Paragraf 10 macht aus diesen drei Fällen eine Straftat, wenn eine vorsätzliche Handlung beharrlich wiederholt wird oder Leben, Gesundheit oder fremde Sachen von bedeutendem Wert gefährdet: Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Kontrollieren müssen die Marktüberwachungsbehörden ab dem Stichtag auch anhand von Stichproben (Paragraf 4).

Bemerkenswert ist, was in der Liste fehlt. Die Pflicht, die digitale Anleitung online zu halten, und der Anspruch auf Papier beim Kauf stehen in den Unterabsätzen 2 und 3 von Artikel 10 Absatz 7. Paragraf 9 erfasst aber nur Unterabsatz 1 Satz 1 und Unterabsatz 4, also die beigefügte deutsche Anleitung und die Sicherheitsinformationen. Folgenlos ist eine abgeschaltete Anleitung trotzdem nicht. Nach unserer Lesart ist sie eine nicht erfüllte Verwaltungsanforderung nach Artikel 10 und damit eine formale Nichtkonformität nach Artikel 46 Absatz 1 Buchstabe g. Die Behörde fordert dann zur Abhilfe auf; besteht der Mangel fort, kann sie die Bereitstellung beschränken oder untersagen und den Rückruf anordnen (Artikel 46 Absatz 3). Nach derselben Lesart greift Artikel 10 Absatz 9: Wer weiß, dass seine Anleitungen nicht mehr abrufbar sind, muss unverzüglich Korrekturmaßnahmen ergreifen, und wer das unterlässt, erfüllt den Tatbestand mit bis zu 100.000 Euro. Teurer als jedes Bußgeld wäre in diesem Fall ohnehin die Maßnahme selbst.

Darf auch die EU-Konformitätserklärung digital sein?

Ja. Nach Artikel 10 Absatz 8 kann der Hersteller statt der beiliegenden Erklärung in der Betriebsanleitung die Internetadresse oder einen maschinenlesbaren Code angeben, unter dem sie abrufbar ist; Anhang III Abschnitt 1.7.4.2 Buchstabe c nennt diese Angabe dann ausdrücklich als Inhalt der Anleitung. Die digitale Erklärung muss über die erwartete Lebensdauer der Maschine und in jedem Fall mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme online bleiben, in Deutschland auf Deutsch (Paragraf 2 Absatz 1 Nummer 3 MaschinenDG).

Zwei Details gehören in jede Umsetzung. Die Erklärung ist nach Artikel 21 Absatz 2 stets auf dem neuesten Stand zu halten, und wer mehreren EU-Rechtsakten unterliegt, die eine Konformitätserklärung verlangen, stellt nach Absatz 3 eine einzige Erklärung für alle aus. Für unvollständige Maschinen gelten Montageanleitung und Einbauerklärung entsprechend (Artikel 11 Absätze 7 und 8), mit einem Unterschied im Wortlaut: Dort verlangt die Verordnung zehn Jahre ab Inverkehrbringen, ohne Bezug auf eine Lebensdauer.

Warum Ihre Website damit Teil der Maschine wird

Weil die Adresse auf der Maschine so lange funktionieren muss wie die Maschine selbst, unabhängig davon, was in dieser Zeit mit Website, Domain, Redaktionssystem und Unternehmen geschieht. Jede dieser Veränderungen kann eine gedruckte Adresse brechen, und bisher steht keine davon im Pflichtenheft der technischen Dokumentation.

Die Bruchstellen sind aus Website-Projekten bekannt. Ihre Folgen waren bislang Sache des Marketings: ein verlorenes Ranking, ein toter Link im Prospekt. Ab 2027 kann dieselbe Ursache eine Pflicht aus Artikel 10 verletzen.

Wie verschieden die Maßstäbe sind, zeigt ein Fall aus unserem eigenen Betrieb. Wir haben im September 2026 eine unserer Leistungsseiten umbenannt und die alte Adresse dauerhaft weitergeleitet. Für Suchmaschinen genügt das. Für eine Adresse, die auf einer Maschine klebt, bedeutet „dauerhaft“ etwas anderes: Die Weiterleitung muss jeden künftigen Relaunch überleben, gehört also selbst ins Lastenheft jedes Nachfolgeprojekts.

Daraus folgt eine einfache Regel für die Geschäftsführung: Die Abrufadresse der Anleitungen gehört nicht dem Marketing, sondern der Produktverantwortung. Sie wird festgelegt wie eine Artikelnummer und geändert wie eine freigegebene Zeichnung, also nie nebenbei. Steht ohnehin ein Relaunch an, ist das der richtige Zeitpunkt, den Pfad festzuschreiben. Was ein Relaunch kostet und wie lange er dauert, steht in unserem Beitrag zu den Kosten einer B2B-Website; wie wir solche Projekte umsetzen, auf unserer Seite zu Webdesign und Entwicklung für den Mittelstand.

Was ändert der Cyber Resilience Act ab Dezember 2027?

Für Maschinen mit digitalen Elementen beginnt am 11. Dezember 2027 eine zweite Frist. Nach Artikel 13 Absatz 18 des Cyber Resilience Act, der Verordnung (EU) 2024/2847, muss der Hersteller die Informationen und Anleitungen für Nutzer nach Anhang II auf Papier oder elektronisch beifügen und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen oder für den Unterstützungszeitraum bereithalten, je nachdem, was länger ist. Stellt er sie online bereit, müssen sie zugänglich, benutzerfreundlich und für denselben Zeitraum online verfügbar sein.

Damit laufen zwei Uhren. Die Maschinenverordnung rechnet mit der Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahren, der CRA mit zehn Jahren oder dem Unterstützungszeitraum für Sicherheitsupdates. Wer ein Portal plant, plant es für die längere der beiden Fristen. Wie beide Verordnungen an der Schnittstelle zusammenwirken, beschreibt unser Beitrag Maschinenverordnung trifft Cyber Resilience Act.

Digital oder Papier: Woran sollten Sie die Entscheidung festmachen?

Zuerst an einer Klarstellung: Die Verordnung erlaubt die digitale Form, sie verlangt sie nicht. Wer bei Papier bleibt, verstößt gegen nichts. Für die Entscheidung je Produktlinie helfen nach unserer Einschätzung vier Fragen.

• Wie viele Sprachen und Varianten liefern Sie aus? Je mehr Länder und Ausführungen, desto größer der Gewinn, weil eine Änderung einmal veröffentlicht und nicht in jeder Druckauflage nachgezogen wird.
• Wie oft ändern sich Ihre Anleitungen? Bei Maschinen mit regelmäßigen Software-Updates veraltet Papier schneller als die Maschine. Wann ein Update selbst zur wesentlichen Veränderung wird, beschreibt unser Beitrag zu Software-Updates nach der Maschinenverordnung.
• Können nichtprofessionelle Nutzer an Ihre Maschinen gelangen? Dann bleibt ein Papierteil ohnehin Pflicht, und der Vorteil schrumpft.
• Wer betreibt das Portal in fünfzehn Jahren? Hat darauf niemand eine Antwort, ist Papier die ehrlichere Lösung, bis es eine gibt.

Der Fahrplan bis zum 20. Januar 2027

1. Je Produktlinie entscheiden und festhalten, ob die Anleitung ab dem Stichtag digital, auf Papier oder in beiden Formen kommt, und welche Maschinen noch vorher in Verkehr gebracht werden.
2. Die Abrufadresse festlegen: eine eigene Domain oder Subdomain, stabile Kennungen je Modell und Fassung, unabhängig vom Redaktionssystem der Website.
3. Den Zugriffshinweis gestalten: auf der Maschine selbst, auf Deutsch und in den Sprachen der Zielländer, mit der Adresse in Klarschrift neben einem QR-Code.
4. Das Format prüfen: vollständiger Download, druckbar und speicherbar; eingebettete Anleitungen im Bedienpanel brauchen eine Exportfunktion.
5. Den Papierweg einrichten: Anforderung beim Kauf, auch über Händler, Druck und Versand innerhalb eines Monats, Sicherheitsinformationen auf Papier für Maschinen, die nichtprofessionelle Nutzer verwenden können.
6. Die Konformitätserklärung einbeziehen: beigelegt oder über Adresse oder Code abrufbar, auf Deutsch, eine Erklärung für alle einschlägigen Rechtsakte.
7. Den Betrieb für Jahrzehnte regeln: eine verantwortliche Stelle, eine automatische Prüfung aller gedruckten Adressen, die Domainverlängerung, ein Plan für Umfirmierung oder Verkauf und bei Maschinen mit digitalen Elementen der Unterstützungszeitraum nach dem CRA.

Was am 14. Oktober 2026 noch offen ist

Drei Punkte sind nicht geklärt, und sie gehören in jede ehrliche Beratung. Erstens fehlt ein Anwendungsleitfaden der Kommission zur Verordnung; ihre Seite zum Maschinenbau führt am 14. Oktober 2026 weiterhin nur Leitfäden zur Richtlinie, darunter den Anwendungsleitfaden in der Ausgabe 2.3 vom April 2024. Zweitens sagt der Wortlaut nicht, ob eine Registrierung vor dem Abruf zulässig ist. Wir raten davon ab, weil die Anleitung jederzeit und gerade bei einem Ausfall erreichbar sein muss, und vergessene Zugangsdaten sind im Störfall ein Hindernis mehr. Drittens ist unsere Einordnung der abgeschalteten Anleitung als formale Nichtkonformität eine Auslegung; Behördenpraxis dazu kann es vor dem Stichtag nicht geben. Wer seinen Pfad heute stabil anlegt und dokumentiert, ist auf jede dieser Antworten vorbereitet.

Häufige Fragen zur digitalen Betriebsanleitung